با توجه به مفاد ماده 18 قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتریاران که مقرر می-دارد:«ثبت سند در دفتر سردفتر به امضای اصحاب معامله و سردفتر و دفتریار خواهد رسید مگر آنکه دفترخانه فاقد دفتریار باشد» اولاً آنچه نیاز به امضای دفتریار دارد «ثبت سند در دفتر» است نه سند تنظیم شده که تحویل متقاضی سند (دارنده آن) می¬شود. ثانیاً امضای «ثبت سند در دفتر سردفتر» توسط دفتریار در صورتی که دفترخانه فاقد دفتریار باشد، لازم نمی¬باشد که این امر حکایت دارد امضاء وی جزو ترتیبات الزامی صدور سند نیز نمی¬باشد. همانطور که برابر تبصره 1 شیوه¬نامه بهره¬برداری از دفتر الکترونیک سردفتر اسناد رسمی به شماره 95/105758- 23/5/1395 سازمان ثبت اسناد و املاک، «دفتریار ممکن است پس از تأیید نهایی دفتر الکترونیک توسط سردفتر با استفاده از گواهی امضای الکترونیک، دفتر سردفتر را امضا نماید» و درخواست ابطال این ماده از شیوه¬نامه مزبور نیز به موجب رأی مورخ 1/3/1396 هیأت تخصصی اداری و استخدامی دیوان عدالت اداری در کلاسه پرونده ﻫ 4/692/95، 760/95، 761/95 و 838/95 رد شده است. بنابراین در فرض سؤال، سند تنظیمی نیاز به الحاق امضای الکترونیک دفتریار ندارد و عدم الحاق امضای الکترونیک دفتریار به دفتر سردفتر نیز باعث نمی¬شود که سند از رسمیت ساقط شود؛ گرچه تخلف محسوب می¬شود.