صرف نظر از اینکه امحاء پروندههای غیرضروری طبق ترتیبات قانونی مربوطه و تبدیل آن به اسناد الکترونیکی انجام میشود و در نتیجه فرض مورد سؤال پیش نمیآید، اصولاً با وصف مراتب مذکور چنانچه پرونده قضایی، برخلاف ترتیبات قانونی پیشگفته امحاء شده باشد، در مورد نحوه اقدام در خصوص پروندههایی که از بین رفته باشد، بخشنامهای به شماره 1800/7 مورخ 26/2/1358 از سوی وزارت دادگستری صادر شده است که در موارد مشابه از مفاد آن میتوان استفاده کرد. متن بخشنامه به این شرح است:
«نسبت به پروندههایی که در اثر آتشسوزی جزئاً و یا کلاً از بین رفته است، مرجع صالح به اقتضای مورد هر اقدامی را که لازم است، خواه از طریق تشکیل مجدد پرونده یا تکمیل اوراق آن با استفاده از سوابق موجود در مراجع انتظامی یا اوراق موجود نزد اصحاب معمول دارد و به هر حال نحوه عمل در هر مورد به عهده مرجع رسیدگی مربوط با لحاظ اصول و شرایط قانونی است